一般情况下在异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。不过主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。

　　所以作为这种形式的租车，相关的临沂租车公司也是需要格外注意的，以避免出现一些不必要的麻烦。